Van stapels papier naar een clean desk
Ze noemen me ook wel eens #queenofprojectmanagement. En die naam heb ik natuurlijk niet zomaar verdiend. Hoewel ik altijd al graag orde in de chaos schep, heb ik de afgelopen jaren nog véél meer geleerd. Over hoe je zorgt dat de berg met papieren zich niet tot aan het plafond blijft stapelen #oeps. Ik deel mijn ervaringen en opgedane kennis graag zodat ook jij straks ook elke dag een opgeruimd bureau hebt!
Stapels papier
Vroeger had ik altijd veel papier op mijn bureau liggen en grapte ik vaak: ‘Als je het lang genoeg laat liggen kan het vanzelf weg!’ Maar het probleem is dat je onbewust toch elke keer bezig bent die stapel papier. Want ja, je moet er wel iets mee. Misschien niet gelijk vandaag, maar wel een keer. En dat blijft je achtervolgen totdat je het opgelost hebt of in ieder geval tot je actie ondernomen hebt.
Overal notities
Nu is het zo dat ik tijdens mijn werk regelmatig schakel tussen verschillende projecten en klanten. Zo ben je ‘s ochtends nog bezig om een productvideo te reviewen en zit je een uur later in een brainstorm met een klant om een infographic op te zetten. En dat geeft in mijn geval veel notities, want ik schrijf graag mee. En dat betekent ook: veel (verdwaalde) notitieblokken en een berg papier.
Maak notities met een indeling!
Hoe ik dit oplos? Ik maak elke dag tijd om door de stapel papieren te gaan en schrijf in mijn (zoveelste) notitieblok op waar mijn prioriteiten liggen. Ik deel ze vaak op in to do’s, maar ik gebruik eigenlijk hetzelfde principe als voor een clean inbox. Zodra je je lijst met papieren doorspit maak je een keuze:
Kan je het binnen 5-10 minuten afhandelen? Doe het dan gelijk.
Kun je het niet direct afhandelen? Verplaats naar to do.
Zijn het langlopende klussen? Breek ze dan op in stukjes en noteer die in je to do lijst.
Heb je nog geen fijn notitieblok voor al je to do lijsten? Kom gerust langs bij ons om een F12-notitieblok te halen!
Clean desk policy
Ik maak de to do lijst vaak aan het eind van de dag. Zo begin ik de volgende dag aan een opgeruimd bureau en kan ik gelijk aan de slag met de to do’s. Een opgeruimd bureau is bij ons een must, want al geruime tijd hebben we een clean desk policy. Aan het einde van de dag zijn alle bureaus bij F12 vrij van papier en andere dingen. Nou ja, bij mij staat er vaak nog wel een pot snoep of chocola op m’n bureau, maar hey, ook dat gaat vanzelf wel weer “weg”.
Waarom een clean desk policy? Nou, het is niet alleen fijn om ‘s ochtends aan een opgeruimd bureau te beginnen maar we doen het ook in het kader van de AVG. We laten dus geen gegevens of andere belangrijke documenten op ons bureau liggen, maar we maken een keuze: of in de papierversnipperaar of opbergen in onze #kluis.
